Obiectiv: Să ofere organizațiilor instrumente pentru a-și revizui și evalua practicile actuale de comunicare, astfel încât să poată identifica problemele, să colecteze feedback și să prioritizeze îmbunătățirile pentru claritate și accesibilitate.
Înainte de a îmbunătăți comunicarea, trebuie să știi ce funcționează și ce nu. Un audit te ajută să faci o evaluare de ansamblu și să prioritizezi acțiunile.
Pași pentru a realiza un audit
Select materials to review — for example, customer letters, email templates, internal reports, public web pages, forms, or marketing materials.
Creează o listă de verificare pentru evaluare. Verifică aspecte precum:
- Propozițiile sunt scurte și ușor de urmărit?
- Jargonul este explicat sau evitat?
- Documentele sunt bine organizate, cu titluri clare și liste cu puncte?
- Designul vizual (font, spațiere, aranjare în pagină) este accesibil și ușor de parcurs?
- Tonul și stilul sunt potrivite pentru public?
- Colectează feedback de la angajați, clienți sau utilizatori externi despre ce documente li se par dificile sau neclare.
- Prioritizează îmbunătățirile. Concentrează-te mai întâi pe documentele cu impact mare — cele care afectează multe persoane sau care se referă la aspecte sensibile, financiare, juridice sau de siguranță.
Sfat practic
Folosește instrumente online de evaluare a lizibilității pentru a obține rapid un scor al complexității, dar combină acest lucru cu evaluarea umană.
Întrebare de reflecție
- Care sunt pașii principali implicați în auditarea practicilor de comunicare ale unei organizații pentru claritate și accesibilitate?
- De ce este important să prioritizezi anumite documente atunci când planifici îmbunătățiri de limbaj clar?