Obiectiv: Să arate cum să rescrii un e-mail realist, dar prea complex, din mediul de lucru, în limbaj clar, astfel încât informațiile importante despre siguranță să fie ușor de găsit și de înțeles.
Scrierea complexă poate face mesajele importante—cum sunt instrucțiunile de siguranță—neclare sau chiar inutilizabile. În acest exemplu, începem cu un e-mail realist, dar inutil de complicat, și apoi arătăm o versiune simplificată, bazată pe principiile limbajului clar.
Text de bază:
Bună tuturor,
Ca parte a angajamentului nostru continuu față de siguranța la locul de muncă, dorim să le reamintim tuturor membrilor personalului importanța de a fi familiarizați cu procedurile de siguranță descrise în documentul atașat. Vă rugăm să vă asigurați că revizuiți aceste informații înainte de întâlnirea de siguranță programată, care va avea loc joi, 14 septembrie, la ora 9:00, în Sala de conferințe B, în cadrul căreia vom trece în revistă actualizările recente și vom răspunde la orice întrebări. Nerespectarea procedurilor de siguranță poate duce la măsuri disciplinare, inclusiv pierderea accesului în clădire.
Vă mulțumim pentru cooperare.
Probleme:
- Mai multe idei într-o singură propoziție lungă.
- Formulare indirectă („dorim să le reamintim”).
- Detalii importante sunt ascunse în mijlocul paragrafului.
- Nu există separare clară între instrucțiuni, dată/oră și consecințe.
Rescriere în limbaj clar:
Te rugăm să citești procedurile de siguranță din documentul atașat înainte de întâlnire.
Întâlnirea de siguranță are loc joi, 14 septembrie, la ora 9:00, în Sala de conferințe B. Vom explica actualizările și vom răspunde la întrebările tale.
Dacă nu respecți procedurile de siguranță, poți pierde accesul în clădire.
Schimbări făcute:
- Am împărțit un paragraf lung în secțiuni scurte și clare.
- Am pus acțiunea principală la început („Te rugăm să citești procedurile de siguranță”).
- Am evidențiat data/ora/locul.
- Am folosit formulări directe, de zi cu zi.
Sfat: În mesajele importante, separă fiecare acțiune sau detaliu-cheie într-o propoziție sau un paragraf separat, ca să fie ușor de văzut dintr-o privire.
Încearcă
Rescrie acest e-mail astfel încât să fie clar, direct și ușor de urmat:
Bună tuturor,
În conformitate cu politica noastră de siguranță, vă informăm că exercițiul anual de urgență va avea loc vineri, 27 octombrie, la ora 14:00. Vă rugăm să consultați în prealabil harta de evacuare și ghidul din folderul partajat, deoarece în timpul exercițiului vom verifica respectarea procedurilor. Este important ca toți membrii personalului să participe complet, deoarece nerespectarea acestui lucru va fi consemnată în scopuri de evidență.
Vă mulțumim pentru înțelegere.