Цел: Да се покаже како да се пренапише реалистичен, но премногу комплициран работен емаил во јасен, едноставен јазик за да важните информации за безбедност бидат лесни за наоѓање и разбирање.
Комплицираното пишување може да ги направи важните пораки – како инструкциите за безбедност – нејасни или дури и неупотребливи. Во овој пример, почнуваме со реалистичен, но непотребно сложен емаил и потоа покажуваме поедноставена верзија врз основа на принципите на едноставен јазик.
Основен текст (реалистична комплексност):
Драги сите,
Како дел од нашата тековна посветеност на безбедноста на работното место, би сакале да ги потсетиме сите вработени на важноста од запознавање со процедурите за безбедност наведени во прилепениот документ. Ве молиме осигурајте се дека ќе ја прегледате оваа информација пред закажаниот состанок за безбедност, кој ќе се одржи во четврток, 14 септември во 9:00 часот во Конференциска сала Б, за време на кој ќе ги разгледаме најновите ажурирања и ќе одговориме на било какви прашања. Неспроведување на процедурите за безбедност може да резултира со дисциплинска постапка, вклучувајќи загуба на пристап до зградата.
Ви благодариме за вашата соработка.
Проблеми:
- Повеќе идеи во една долга реченица.
- Индиректно формулирање („би сакале да потсетиме“).
- Важни детали се закопани во средината на пасусот.
- Недостасува јасно одвојување помеѓу инструкции, датум/време и последици.
Препишано на едноставен јазик:
Ве молиме прочитајте ги процедурите за безбедност во прилепениот документ пред состанокот.
Состанокот за безбедност е во четврток, 14 септември во 9:00 часот во Конференциска сала Б. Ќе ги објасниме ажурирањата и ќе одговориме на вашите прашања.
Ако не ги следите процедурите за безбедност, можете да го изгубите пристапот до зградата.
Направени промени:
- Поделен еден долг пасус во кратки, јасни делови.
- Ставена е главната акција прва („Ве молиме прочитајте ги процедурите за безбедност“).
- Истакнати се датум/време/локација.
- Директно формулирање, секојдневен речник.
Совет: Во важни пораки, одделете секое клучно дејство или детал во своја реченица или пасус за да биде лесно видливо на прв поглед.
Пробајте
Препиши го овој емаил така што ќе биде јасен, директен и лесен за следење:
Здраво на сите,
Во согласност со нашата политика за безбедност, ве известуваме дека годишната вежба за итни случаи ќе се одржи во петок, 27 октомври во 14:00 часот. Ве молиме прегледајте ја картата за евакуација и упатствата во заедничката папка однапред, бидејќи ќе ја проверуваме усогласеноста за време на вежбата. Важно е сите вработени целосно да учествуваат, бидејќи неспроведувањето ќе биде евидентирано за потребите на евиденцијата.
Ви благодариме за вашето разбирање.