Cilj: Pokazati kako preoblikovati realističan, ali nepotrebno složen e-mail u jasan i jednostavan jezik, tako da se važne sigurnosne informacije lako pronađu i razumiju.
Složeno pisanje može učinit važne poruke – poput sigurnosnih uputa – nejasnima ili čak neupotrebljivima. U ovom primjeru započinjemo s realističnim, ali nepotrebno zakompliciranim e-mailom, a zatim pokazujemo pojednostavljenu verziju temeljenu na načelima jasnog i jednostavnog pisanja.
Izvorni tekst (realistična složenost):
Dragi svi,
U sklopu naše stalne predanosti sigurnosti na radnom mjestu željeli bismo podsjetiti sve zaposlenike na važnost upoznavanja s postupcima sigurnosti navedenima u priloženom dokumentu. Molimo vas da pregledate ove informacije prije zakazanog sastanka o sigurnosti, koji će se održati u četvrtak, 14. rujna u 9:00 sati u Konferencijskoj sali B, tijekom kojeg ćemo proći kroz nedavne nadopune i odgovoriti na sva pitanja. Nepoštivanje sigurnosnih postupaka može rezultirati stegovnim mjerama, uključujući i gubitak pristupa zgradi.
Hvala na suradnji.
Problemi:
- Više ideja u jednoj dugoj rečenici.
- Neizravno izražavanje („željeli bismo podsjetiti“).
- Važni detalji skriveni u sredini odlomka.
- Nema jasnog davanja uputa, datuma/vremena i posljedica.
Prepisano u jasnom jeziku:
Molim vas da pročitate sigurnosne postupke u priloženom dokumentu prije sastanka.
Sastanak o sigurnosti održati će se u četvrtak, 14. rujna u 14:00 sati u Konferencijskoj sali B- Na sastanku ćemo objasniti novosti i odgovoriti na vaša pitanja.
Na sastanku ćemo objasniti novosti i odgovoriti na vaša pitanja. Ako ne budete poštovali sigurnosne postupke, mogli biste izgubiti pristup zgradi.
Napravljene promjene:
- Drugi odlomak podijeljen je u kratke, jasne cjeline.
- Glavna uputa je stavljena na početak („Molimo vas da pročitate sigurnosne postupke“).
- Istaknuti su datumi, vrijeme i lokacija.
- Korišten je izravan stil i svakodnevni rječnik.
Savjet: U važnim porukama svaku ključnu riječ radnju ili informaciju stavite u zasebnu rečenicu ili odlomak kako bi se brzo i lako uočila.
Vježba:
Prepišite ovu e-pošte tako da bude jasna, izravna i laka za praćenje:
Pozdrav svima,
U skladu s našom sigurnosnim politikama, obavještavamo vas da će se godišnja vježba za izvanredne situacije održati u petak 27.listopada u 14:00 sati.
Molimo vas da unaprijed proučite kartu evakuacije i smjernice i smjernice u zajedničkoj mapi jer ćemo tijekom vježbe provjeravati pridržavanje pravila.
Važno je da svi zaposlenici u potpunosti sudjeluju jer se nepoštivanje bilježiti u službene evidencije.Hvala na razumijevanju.