Cilj: Pomoći piscima da izbjegavaju dvostruke negacije i nejasan jezik kako bi svaka rečenica bila jasna, konkretna i lako razumljiva.
Dvostruke negacije zbunjuju čitatelje i usporavaju ih. One prisiljavaju ljude da stanu i raspetljaju rečenicu – često i više puta.
Na primjer:
NE: „Nismo neskloni razmatranju vašeg zahtijeva.“
DA: „Možemo razmotriti vaš zahtjev.“
Dvosmislen jezik također predstavlja problem. Ako se vaša poruka može protumačiti na više od jednog načina, ljudi bi je mogli pogrešno shvatiti – ili prestati čitati.
Izbjegavajte neodređene izraze poput „uskoro“, „po potrebi“ ili „razumno“. Ako možete biti precizni , budite precizni.
NE: Pošaljite obrazac u razumnim roku.“
DA: „Molimo pošaljite obrazac do 12. travnja.“
Savjet: Zamolite kolegu da pročita tekst. Ako zastane ili izgleda zbunjeno, prepravite ga.
Jasno pisanje nije samo stvar gramatike; ono se odnosi na namjernu jasnoću. Jedno značenje po rečenici. Jedna radnja po uputi. Bez zagonetki za rješavanje.